Ministerie van Cultuur, Frankrijk

Project voor de rationalisering van een wildgroei aan sites

Het moderne Ministère de la Culture is opgezet door President de Gaulle in 1959, met de missie om de Franse culturele identiteit te beschermen door middel van promotie van de kunsten in Frankrijk en in het buitenland. Meer dan 60 jaar later beheert het Ministerie ook de nationale musea en monuments historiques; het hoofdkantoor van het Ministerie is gevestigd in één van deze historische monumenten: het Palais Royal. Het grootste gedeelte van het jaarlijkse budget van €4 miljard gaat op aan het beheren van het Rijksarchief van Frankrijk en de regionale Maisons de la Culture.

Deze verscheidenheid aan activiteiten werd gereflecteerd in de uitgestrekte digitale voetafdruk van het Ministerie. "Toen we begonnen aan ons rationaliseringsproject, hadden we meer dan 200 sites," vertelt Dorian Bardavid, Hoofd van de Digitale Afdeling van het Ministerie. "Sommige van deze sites waren heel oud, aangemaakt in de jaren '90. Anderen waren al 10 tot 15 jaar niet meer bijgewerkt. Deze sites waren meer dan nutteloos, omdat ze zorgden voor een serieus beveiligingsrisico en verwarrend waren voor het publiek, omdat het er gewoonweg te veel waren."

De rationalisering had drie hoofddoelen: het sluiten van de overbodige sites, het consolideren van veel relevante sites en content op twee grote platforms en een structuur aanmaken waar nieuwe sites niet ad hoc zouden worden aangemaakt (waardoor er weer digitale wildgroei zou ontstaan), maar als onderdeel van deze platforms. Ibexa DXP werd geselecteerd als het technologische platform voor de institutionele site van het Ministerie (culture.gouv.fr).

Het zorgvuldige proces van rationalisering omvat drastische stappen. "We hebben tot nu toe ongeveer 50 sites gesloten," zegt Bardavid, "en voor het einde van 2022 sluiten we er nog 80."

De ontwikkeling van de nieuwe institutionele site - en de migratie van 30.000 pagina's aan content - is uitgevoerd door de technologische partner van het Ministerie, Almavia CX. "Je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat dit een enorme klus was," zegt Kévin Pam, Senior Adviseur bij Almavia CX. "Om je een idee te geven: we hebben 20 versies van de site gebouwd en 174 supporttickets verwerkt als onderdeel hiervan. Ik begon in 2021 met versie 4.1.10.2 van de website en aan het einde van het jaar was ik bij 4.1.28."

Beter taggen van content voor betere gebruikerservaringen

Almavia CX heeft veel werk gedaan aan de backend om deze aan te passen aan de behoeftes van het Ministerie. "Daarom was Ibexa DXP zo'n goede keuze," zegt Pam. "Het platform kan een grote site goed hebben en heeft tegelijkertijd de flexibiliteit die je nodig hebt voor het aanpassen van de backend. Daarom hebben we nieuwe functies kunnen toevoegen met toegevoegde waarde voor het Ministère de la Culture, die niet standaard beschikbaar zijn in Ibexa DXP, omdat je niet alles kunt voorzien en iedere klant anders is."

Eén van de functies die essentieel was voor de effectiviteit van de nieuwe culture.gouv site was taggen. Voor de herlancering was content helemaal niet voorzien van tags. Content over een archeologische site in Normandië kwam terecht in de secties "Normandië" en "archeologie" van de website, wat zorgde voor nog meer pagina's en alles complexer maakte.

"Het was frustrerend voor de gebruikers," vertelt Bardavid. "Op het gebied van SEO was het verre van optimaal, omdat we zo veel dubbele content hadden - identieke content met verschillende URL's. Nu hebben we een tag-systeem. Content wordt maar één keer toegevoegd, met de juiste tags."

Dit heeft de navigatie-ervaring volledig getransformeerd: bezoekers kunnen nu makkelijk zoeken op soort content, thema, regio, onderwerp en datum van publicatie.

"Het is nu ook veel makkelijker om een bijdrage te leveren," zegt Bardavid, "en dat is allemaal dankzij Ibexa DXP en de modulariteit van Page Builder. Hierdoor kunnen bijdragers bricks van verschillende content direct toevoegen en daarnaast hebben ze verschillende opties voor de presentatie van de content."

Editors besparen tijd, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan het schrijven en onderzoeken van verhalen.

Met behulp van een knop "wijzigen" gaat de bijdrager direct naar de backend van het platform, om content bij te werken of tags toe te voegen. "Dit bespaart zo veel tijd," vertelt Bardavid. "Voor deze knop er was, moest je eerst naar de beheerderspagina, de boomstructuur openen, 'Normandië' selecteren, 'nieuws' selecteren als dat het soort content was en dan naar 'archeologie' gaan om je verhaal te bewerken. Dat is vijf of zes keer klikken, in plaats van één keer.

"Dit soort functies helpen ons heel erg. Ik wil dat onze bijdragers tijd hebben voor het schrijven of onderzoeken van verhalen en niet al hun tijd kwijt zijn aan het beheren van de site."

De nieuwe content heeft tags, maar hoe zit het met de 30.000 pagina's aan "oude" content?

Almavia CX heeft een oplossing geïmplementeerd die gebruik maakt van AI om content te lezen en taggen. "De API stelt tags voor aan onze bijdragers, die zij vervolgens kunnen toevoegen of weigeren," legt Bardavid uit.

De Syllabs software geeft "scores" aan de suggesties en laat de bijdrager weten hoe zeker het algoritme ervan is dat de tag klopt. "De scores zijn heel handig, maar uiteindelijk beslist de bijdrager, voor oude en nieuwe content."

Om zoeken nog makkelijker te maken, werkt Almavia CX aan de implementatie van een zoekmachineoplossing die verankerd is in veel e-commerce sites - bijvoorbeeld die van de Franse retail gigant Darty. "De Algolia software vult je zoekterm automatisch aan," zegt Bardavid. "Als je 'danse' intypt, krijg je meteen de nieuwste 'danse' content die getagd is als nieuws, waarna je ook kunt selecteren op regio en/of soort content.

"Dit is nog in ontwikkeling, maar het uiteindelijk doel is om zoeken zo soepel mogelijk te maken."

Sites makkelijk beheren en snel aanmaken

Nog een belangrijk onderdeel van de digitale hervorming van het Ministerie was om het makkelijker te maken om nieuwe sites te creëren en deze te integreren op de platforms. Ibexa DXP ondersteunt de sites voor de vele nationale culturele evenementen die georganiseerd worden door het Ministerie, waaronder het populaire Fête de la Musique. De evenementensites zijn sjablonen die snel aangepast kunnen worden met behulp van de modulaire functionaliteiten van Ibexa Page Builder.

Het webverkeer gaat aanzienlijk omhoog tijdens evenementen; vorig jaar was er een piek van bijna 150.000 dagelijkse bezoekers voor de Journées du patrimoine, een viering van Frans en Europees cultureel erfgoed. Sinds de start van de rationalisering zijn er meer bezoekers. In 2021 bezochten in totaal 18,4 miljoen mensen de sites van het Ministerie, 30% meer dan in 2019, het jaar voor de coronacrisis.

Nog een interessante statistiek is de toegankelijkheid. Aan het begin van het ontwikkelingsproject werd de institutionele culture.gouv site onafhankelijk beoordeeld met 30% toegankelijkheid. "We moesten veel veranderen," zegt Pam, "maar we zitten nu op 80,6%, dus ruim boven het doel van 75% dat bepaald is door het Ministère de la Culture."

Hoewel toegankelijkheid niet in het bijzonder afhankelijk is van technologie is Ibexa DXP een belangrijke factor geweest in het succes van andere aspecten van de herlancering.

Dit is hoe Bardavid tegen de bijdrage van Ibexa aankijkt:

"Ibexa DXP heeft veel toegevoegde waarde op sites zoals die van ons, met meer dan 100 bijdragers," concludeert Bardavid. "Het is heel makkelijk te beheren. Je kunt iedere sectie met content isoleren en bevoegdheden en workflows vaststellen op manieren die niet mogelijk zijn op andere technologieplatforms.

"Wij hebben twee grote platforms op Ibexa DXP: de grote culture.gouv site en de evenementensites. Ik zie Ibexa als een essentieel element in mijn portfolio aan hulpmiddelen om de rationalisering van de strategie van het Ministerie te ondersteunen."